Nhiều khi bạn soạn thảo văn bản, muốn chèn một vài tấm hình cho văn bản của mình trở nên sinh động hơn thì thấy dung lượng file văn bản này lên đến vài chục MB, khó lòng gửi kèm qua Mail. Nếu đang sử dụng Microsoft Word 2003 thì bạn có thể yên tâm vì đã có cách làm dung lượng file này giảm xuống đáng kể bằng chứng năng Compress… trong Format Picture. Chức năng này chỉ nén ảnh thôi chứ không nén cả file văn bản như các chương trình nén chuyên dụng khác nên khi cần sử dụng flie này bạn không cần phải giải nén.
Sau khi chèn các hình ảnh cần sử dụng vào, định dạng lại văn bản xong bạn bấm phải chuột vào tấm hình và chọn Format Picture hiện ra, bấm vào nút Compress… ở góc trái phía dưới. Khi đó hộp thoại mới là Compress Picture được mở ra cho phép bạn thực hiện việc nén ảnh, hộp thoại này gồm ba phần:
- Apply to: Chì nén hình được chọn (Selected picture) hoặc nén tất cả các hình được chèn vào (All picture in document).

- Change resolution: Đây là phần để bạn chọn cách chuyển, bạn nên chọn cách chuyển là Web/Screen để hình được nén tốt nhất mà chất lượng không giảm đi nhiều.
- Options: Nếu chỉ nén ảnh, bạn hãy chọn mục Compress pictures.
Sau khi chọn xong, bạn bấm OK hai lần để thấy kết quả. Để xem dung lượng file có giảm hay không bạn chọn File → Properties → General.
Chúc các bạn thành công!